PLAN CADRU pentru un CLUB PUTERNIC


compasNu este niciun secret! Cele mai eficiente cluburi Lions identifică în mod regulat modalități de a crește impactul serviciilor umanitare oferite comunității, dezvoltă abilitățile de conducere ale membrilor care doresc acest lucru și vin prin orice mijloace în întâmpinarea nevoilor și așteptărilor membrilor clubului. Pe scurt, se asigură că activitatea clubului oferă continuu valoare pentru comunitate și membrii clubului.

Ca orice proiect în care merită să investim, este important să fie dezvoltat și să se pună în aplicare un plan sau un “cadru” pentru a ghida toate aceste actiuni care se doresc realizate. Planul se poate schimba în timp, apar noi nevoi și noi oportunități sunt identificate, dar existența unui cadru bine gândit este critică pentru succesul oricărui club.

Acest Plan cadru, a fost conceput pentru a fi un instrument pentru club, și membrii săi. Acesta oferă un proces simplu pentru elaborarea propriului Plan de dezvoltare a unui club puternic, orientat pe patru direcții de bază:

  • activitatea și operațiunile (administrarea) clubului,
  • serviciile oferite în comunitate sau proiectele sale,
  • dezvoltarea calităților de conducere și
  • atragerea de noi membrii.

Clubul poate alege să includă aspecte suplimentare, dar acestea patru sunt esențiale pentru consolidrea cluburilor și “Întărirea familiei Lions” (mottoul Presedintelui Internațional Joe Preston).

Poate sunteți familiarizat cu conceptul de “Cluburi Excelente” (Club Excelence Process) sau prescurtat CEP, instrument valoros conceput pentru a ajuta cluburile în atingerea excelenței.  Acest Plan cadru, este destinat sistematizării informației obținute în urma parcurgerii CEP. Acest proces începe cu o întâlnire (sau mai prețios denumită “seminar”), condusă de cineva din cadrul clubului (în general un Past-Președnte sau un membru al echipei de conducere a clubului), sau din District (din cadrul Comisiei pentru Dezvoltarea Conducerii), care focalizează membrii în a analiza unde este clubul astăzi și unde “văd” membrii clubul în viitor. Procesul CEP completează Planul cadru pentru un  Club puternic, pentru că îl transformă dintr-un exercițiu punctual, într-un proces permanent de autoevaluare și corecție pe termen lung. Implemenatarea CEP, pe lângă beneficiile pe care le aduce clubului, crește șansele clubului de a câștiga distincția de “Club Excelent” prin a vă ajuta în procesul de analiză și prioritizare eficientă a acțiunilor viitoare. Indiferent dacă alegeți să utilizați CEP sau nu, este important să acționați pentru a consolida clubul, și totul începe cu un plan!

 

CARE SUNT PAȘII

Ascultă părerile membrilor, află ceea ce doresc și formulează un Cadru de dezvoltare pentru succesul Clubului tău. Iată ce trebuie să faci:

 

Planul cadru pentru un Club puternic este rezultatul final al trei pași simpli:

 

1. EVALUEAZĂ unde se află clubul relativ la cele patru direcții de bază menționate anterior. Poate că clubul dvs. face ceea ce face, deoarece ” întotdeauna fost așa…”. Sau poate clubul satisface nevoile comunității și ale membrilor săi, dar și atunci e bine să ai o confirmare clară! Sau, poate că clubul doar “se preface” că servește nevoile comunitate prin proiecte care aparent sunt utile, dar pe care membrii nu mai sunt așa de motivați să le realizeze. Fără o conexiune reală, emoțională, personală cu proiectele pe care clubul le oferă, membrii nu vor mai simți valoarea reală a apartenenței lor la club.

Indiferent de rezultatul evaluării, acest “bilanț” trebuie făcut anual. Profitați de experiența Asociației Internaționale și de diferitele resursele existente, dar, cel mai important, invită în acest process nu doar conducerea clubului,  ci și membrii pentru a afla și perceptiile lor despre club. Aceasta este cea mai bună modalitate de a obține o evaluare corectă. Luați în considerare următoarele:

 

Atmosfera și activitatea în Club

o  Întâlnirile sunt planificate și gestionate în mod eficient?

o  Hotărârile clubului sunt luate într-un mod transparent?

o  Sunt întâlnirile de club interesante pentru membrii? Există participare și schimburi de idei?

o  participă membri în mod regulat la diversele tipuri de întâlniri organizate de club?

o  Membrii clubului își achită consecvent obligațiile financiare față de club?

o  Respectă membrii clubului Codul de Etică Lions?

o  Ar fi necesar să fie modificat formatul întâlnirilor de club?

o  Există membrii care doresc să ocupe funcțiile de conducere în club?

 

Proiectele și acțiunile sociale ale Clubului

o  Sunt proiecte de servicii de club relevante pentru nevoile actuale ale comunității?

o  sunt membri clubului cu adevărat interesați și personal motivați de proiectele în care sunt implicați?

o  Sunt membrii entuziaști și implicați activ în proiectul derulat de club?

o  Poate fi îmbunătățit impactul celui mai important proiect al clubului?

o  Este conducerea clubului receptivă la ideile membrilor pentru noi proiecte și acțiuni sociale?

o  Are clubul un “proiect de suflet”?

o  Sunt invitați noii membri să se alăture echipelor de proiect?

o  Sunt mediatizate acțiunile clubului și impactul acestora în comunitate?

 

Dezvoltarea abilităților de conducere ale membrilor

o  Sunt membrii clubului conștienți de și încurajați să fructifice oportunitățile de dezvolare a abilităților de conducere existente în club?

o  Sunt responsabilitățile conducerii delegate membrilor?

o  Conducerea clubului participă la programele de instruire organizate pentru poziția pe care o ocupă?

o  Participa conducerea la întâlnirile de Zonă, regiune și District?

o  Participă membrii la instruirile oferite la convențiile de District?

o  Sunt conducătorii cu experiență mentori pentru noii lideri?

o  Se oferă noilor membrii o  orientare eficace?

o  Există posibilitatea ca membrii cu pregatire corespunzătoare să acceseze funcții de conducere?

 

Atragerea și retenția membrilor

o  Sunt identificate și monitorizate permanent oportunitati pentru a extinde numărul de membrii ai clubului?

o  Are clubul o structură de membrii care reflectă structura în schimbare a comunității?

o  Sunt membri informați cu privire la problemele existente în club si evenimente la care au participat membrii ai clubului?

o  Are clubul are un buletin informativ? Este un nou format necesar?

o  Este clubul activ pe “social media”?

o  Sunt membri invitați să împărtășească idei și feedback-ul lor, astfel încât să înțeleagă că participarea lor este apreciată?

o  Organizează clubul ceremonii de primire de impact?

o  Sunt eforturile membrilor recunoscute în mod corespunzător?

 

 

2. STABILEȘTE OBIECTIVE pe baza constatărilor din evaluarea dumneavoastră. Un plan bine întocmit va include obiective care sunt specifice, măsurabile, realizabile și realiste pentru a fi atinse în perioada 2014-2015, și obiective pe termen lung. De ce să nu acceptați provocarea lansată de Președintele Internațional Joe Preston, legate de realizarea până în 2017 – când Lions va sărbători un secol de existență – a 100.000.000 de activități de servire a comunităților în care există cluburi Lions? Luați în considerare organizarea unei noi întâlniri de stabilire de obiective, unde toți membrii clubului pot să fie implicați în dezvoltarea priorităților și stabilirea obiectivelor. Acesta este primul pas în obținera unei ridicate coeziuni în cadrul clubului, coeziune generatoare de entuziasm și motivare pentru realizarea respectivelor obiective.

Ar fi bine ca la finalul acestui proces să introduceți aceste obiective pe platforma on-line care colectează obiectivele Cluburilor Lions din întreaga lume și care este disponibilă în Learning Center și care vă va ajuta să vă îmbunătățiți modul de setare al obiectivelor și de planificare a acțiunilor. Utilizați formularul existent pentru a înregistra obiectivele specifice pe care clubul le va urmări pentru a crește impactul său în comunitate și valoarea pentru membrii clubului.

Odată ce ați stabilit obiectivele, acordați-le prioritate în termeni de importanță, urgență, și potențialele consecințe în cazul în care obiectivul nu este atins. Acum sunteți pregătiți pentru a trece la Pasul 3.

 

3. DEZVOLTAREA PLANULUI pentru un CLUB PUTERNIC, indicând pașii care vor trebui efectuați pentru a vă atinge obiectivele. Pentru a simplifica acest proces, începe prin completarea unei fișe  de acțiune pentru fiecare dintre obiectivele importante. Acest lucru va ajuta la clarificarea sarcinilor, posibilele obstacole și soluțiile potențiale, precum și resursele de care ai putea avea nevoie.

După ce acest lucru a fost finalizat, va fi bine pregătit pentru a dezvolta planul.

Planul Dvs. pentru un club puternic va transforma fiecare obiectiv în pași specifici. În plus, se va sublinia ce obiectiv este urmărit (formularea obiectivului), cum va fi realizat (pasi de întreprins), când va fi finalizat fiecare pas, cine este responsabil pentru pasul în curs, și modul în care se poate determina fiecare pas a fost finalizat. Planul de Acțiune este un instrument pe care îl puteți folosi ca să dezvoltați un plan pentru a atinge fiecare obiectiv. Împreună, planurile pentru fiecare obiectiv formează PLANUL pentru un club mai puternic.

LCI oferă o varietate de resurse și instrumente pentru a vă ajuta în EVALUAREA stării clubul dvs., pentru a STABILI OBIECTIVE, și a vă DEZVOLTA PLANUL pentru un CLUB MAI PUTERNIC

În continuare enumerăm aceste resurse (formulare) pe care le puteți descărca de pe site-ul www.lionsclubs.org :

 

EVALUAREA

Evaluarea “Sănătății” Clubului

Care sunt Calificative Clubului Dvs.?

Evaluarea nevoilor comunității

Planificarea proiectelor

Campanii de acțiune la nivel mondial

100 Idei de servicii/acțiuni simple pentru cluburile Lions

Procesul pentru dezvoltarea unor Cluburi excelente

Codul LCI de Etică

Ghid de Relații Publice Lions

Club vostru, modul vostru de a face lucrurile! Personalizează-ți întâlnirile de club!

 

STABILIREA UNOR OBIECTIVE

 

Curs on-line (în engleză) de stabilire de obiective

Formular pentru obiectivele din cadrul Planului

Criterii de obținera premiului de Excelență

 

planPLAN CADRU PENTRU UN CLUB PUTERNIC

 

Formular pentru Procesul de planificare

Formular pentru Planul de acțiune

Process Excellence Club (CEP)

Centrul de Resurse pentru dezvoltarea Conducerii (Leadership Resource Center)

 

PUNEREA PLANULUI ÎN ACȚIUNE Felicitări pentru crearea planului pentru un club mai puternic. Investiția de timp în dezvoltarea unui plan clar definit, pe baza evaluarii de către membrii clubului a stării clubului și a valorii pentru comunitate și pentru membri a acțiunilor sale, va merita, doar dacă planul va fi implementat!

Asigurați-vă că veți disemina acest plan tuturor membrilor  astfel încât toată lumea să cunooască ce trebuie făcut și care le este rolul în acest plan. Rămâne ca acum și tu să te angajezi în a coordona realizarea obiecțivelor și a adopta măsurile de corecție necesare, pe măsură ce planul evoluează!

 

Este foarte important pentru sănătatea și vitalitatea orice club ca membrii se simtă într-adevăr conectați la proiectele Clubului. Dacă vei încerca să atingi măcar acest aspect, investiția în realizarea Planului îți va depăși așteptările.

 

De asemenea, este important să evaluați periodic planul. Pe măsură ce circumstanțele se schimbă, planul poate necesita ajustări. Formularea inițială a planului este doar începutul. Ține-l în viață și relevant prin monitorizarea progresului și colectarea periodică de feedback-ul de la membrii clubului. Acesta este cel mai simplu mod prin care vă veți da seama dacă obțineți rezultatele dorite.

Acesta nu este un instrument sau un plan doar pentru un an! Pentru a avea succes, este esențial ca următoarea echipă de conducere să reia etapele de evaluare și să ajusteze fie obiectivele, fie planurile de acțiune, în funcție de schimbările apărute.

 

Planul tău oferă o foaie de parcurs pentru oferirea unor servicii mai valoroase în comunitate și o mai mare satisfacție din partea membrilor. Cei trei pași simpli de a oferi o abordare practică pentru a îmbunătăți ceea ce merge, pentru eliminarea treptată a ceea ce nu mai funcționează, și punerea în aplicare de noi inițiative.

 

Prin crearea unui Plan pentru un club mai puternic, punerea lui în aplicare, revizuirea lui periodică, evaluarea nevoilor și rafinare pașilor pentru implementarea lui, clubul tău va putea să contribuie la realizarea misiunii LIONS.

 

Consolidează-ți clubul și Întărește familia Lions!



Articole populare